理学院“心灵港湾”成长辅导室档案建立、使用及保管制度

一、档案建立制度

1．预约记录建档

（1）预约者的真实个人情况简介。如：姓名、系别、年级、班级、专业、联系电话、QQ等。

（2）预约者想咨询辅导的具体问题。如：问题的类型、大致内容、想预约的老师等。

（3）预约者喜好的咨询方式,对辅导老师的特殊要求以及方便接受咨询的具体时间。

2．咨询记录建档

咨询老师的咨询记录。如：来访者的主要问题、主述情况、咨询师的分析与建议、随访情况、咨询登记等。

来访者的其它相关材料。如：家长与学校的联系情况。

3. 回访跟踪建档

（1）跟踪、回访的方式。如：电话、短信、邮件、QQ等。

（2）跟踪、回访的人员、时间、地点等。

（3）跟踪、回访的主要情况及效果。

二、档案使用制度

1.成长辅导室所有档案的使用对象，仅局限于辅导老师、相关的工作人员、参与帮扶工作的相关领导、辅导员、班主任等相关人员。

2.档案使用人员应严格遵守保密制度的相关要求。

3.继续咨询、危机干预、教学科研、案例讨论、写作等，在确保不会对来访者造成不利影响，并获得成长辅导室同意后方可使用、查阅档案。

三、档案保管制度

1.成长辅导室安排专人管理各类档案，负责档案资料的整理、完整和查询。

2.档案的查询须在保密性原则的指导下，对不同对象有所限制地开放查询内容，并建立相关的档案使用、查阅登记记录。

                                      理学院

二〇一五年三月十三日